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A IN DREI 79 e a regulamentação das assembleias e reuniões digitais e semipresenciais – participação e votação a distância

Fonte:

14/05/2020

Como já tratado aqui, uma das alterações trazidas pela Medida Provisória 931/2020, publicada em 30 de março de 2020 (“MP 931”) foi a permissão para participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades limitadas, anônimas e cooperativas. Entretanto, apesar das alterações trazidas pela MP 931 no Código Civil, Lei das Sociedade por Ações e Lei das Cooperativas, restava pendente a regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração – DREI para viabilizar tais conclaves. Assim, em 15 de abril de 2020 foi publicada a Instrução Normativa DREI nº 79 (“IN DREI 79”), cujos principais pontos seguem em resumo abaixo:

 

  • Formatos

A IN DREI 79 possibilita que as reuniões e assembleias a distância possam ser:

  • Semipresenciais, quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar (i) presencialmente, no local físico da realização do conclave; ou (ii) a distância; ou
  • Digitais, quando os acionistas, sócios ou associados puderem votar a distância, sem nenhum local físico, mas que para todos os fins legais, tais reuniões serão tidas como realizadas na sede da sociedade.

Nos dois casos, a participação e a votação a distância poderão ocorrer mediante envio do boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.

 

  • Regras de convocação

Quanto à convocação, instalação e deliberação, as mesmas deverão seguir as normas conforme o tipo societário e disposições do contrato ou estatuto social da sociedade. Ademais, os instrumentos de convocação deverão informar se a reunião será semipresencial ou digital, bem como os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados – ou eventuais representantes legais – possam participar, além de informações sobre a participação e votação a distância, ainda que de forma resumida com indicação de endereço eletrônico onde as informações completas, devem estar disponibilizadas de forma segura.

 

  • Boletim de voto a distância

O boletim de voto a distância disponibilizado eletronicamente pela sociedade em versão passível de impressão e preenchimento manual e enviado ao participante na data da publicação da primeira convocação, deve conter (i) a ordem do dia; (ii) orientações sobre o seu envio à sociedade; (iii) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do signatário; e (iv) orientações sobre as formalidades necessárias para validação do voto.

O boletim deve ser devolvido no mínimo 5 (cinco) dias antes da realização do conclave e em até 2 (dois) dias antes do recebimento, a sociedade deve:

  • Confirmar o recebimento do boletim e validar o voto de acordo com eventuais documentos enviados; ou
  • Informar a necessidade de retificação ou reenvio do boletim ou dos documentos necessários, bem como os procedimentos e prazos necessários para regularização.

Ressalta-se que a retificação ou reenvio do boletim de voto a distância somente poderá ocorrer em até 5 (cinco) dias da data do conclave e o envio do boletim não impede que o acionista, sócio ou associado se faça presente na reunião ou assembleia semipresencial ou digital, exercendo seu direito de participação e votação, caso em que o boletim enviado será desconsiderado.

 

  • Presença dos participantes

Considera-se presente na reunião ou assembleia, digital ou semipresencial, o acionista, sócio ou associado:

  • Presente ou representado fisicamente;
  • Cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou
  • Com presença registrada no sistema eletrônico de participação de voto a distância disponibilizado pela sociedade.

O presidente e secretário da mesa poderão assinar isoladamente os livros societários aplicáveis e a ata da respectiva reunião ou assembleia, e deverão certificar a presença dos acionistas, sócios ou associados em tais documentos.

 

  • Sistema Eletrônico e Segurança

O sistema eletrônico adotado pela sociedade para realização da reunião ou assembleiadeverá garantir (i) a segurança, confiabilidade e a transparência; (ii) registro de presença dos sócios, acionistas ou associados; (iii) a preservação do direito de participação e exercício do direito de voto à distância pelos participantes durante o conclave, bem como o seu respectivo registro; (iv) a possibilidade de visualização de todos os documentos apresentados e de a mesa receber manifestações escritas de seus participantes; (v) a gravação integral do conclave, que deverá ser arquivada com os demais documentos apresentados na sede da sociedade pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la; e (vi) participação de administradores, pessoas autorizadas a participar e cuja participação seja obrigatória.

Todas as informações e documentos a serem disponibilizados anteriormente ao conclave, além de obedecer às normas de divulgação previstas em lei, deverão ser disponibilizados por meio digital seguro.

 

  • Registro

Para o registro, além de preencher os mesmos requisitos legais, a ata da reunião ou assembleia deverá constar (i) o formato, ou seja, se foi semipresencial ou presencial; e (ii) a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso.

Caso a ata não seja elaborada em documento físico, as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos de forma eletrônica, sendo certo que devem ser assegurados os meios para que possa ser impressa em papel por qualquer um dos participantes, bem como deverá constar a declaração expressa pelo presidente ou secretário, que todos os requisitos para a realização do conclave, em especial os previstos na IN DREI 79, foram cumpridos.

 

  • Reuniões e assembleias presenciais convocadas antes da IN DREI 79

Reuniões e assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas em virtude das restrições decorrentes da pandemia, poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes ou declarem expressamente sua concordância.

Vale ressaltar que algumas juntas comerciais do Brasil estão com as atividades suspensas em razão do Covid-19, impedindo assim o registro dos atos, causando dúvida em como se dará a validade perante terceiros, uma vez que a jurisprudência entende que os documentos e alteração com registro obrigatório na Junta Comercial serão válidos perante terceiros somente após o cumprimento dessa obrigação, podendo, entretanto, produzir efeitos perante as partes contratantes.

Não obstante, as regras não transitórias trazidas pela MP 931 e a respectiva regulamentação disposta na IN DREI 79, representam um grande avanço no direito societário brasileiro visando a simplificação e desburocratização uma vez que possibilitam a realização de reuniões e assembleias semipresenciais e digitais, facilitando assim a participação dos sócios, acionistas e associados nas decisões das sociedades.

Nossa equipe societária está à disposição para tratar dos temas acima, bem como assessorá-los em quaisquer dúvidas e providências a serem tomadas sobre o assunto.

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